Asystent/Asystentka ds. administracji

UNICEF ratuje życie dzieci, broni ich praw i pomaga im wykorzystać potencjał, jaki posiadają. Nigdy się nie poddajemy! Pracujemy w najtrudniejszych miejscach na świecie, aby dotrzeć do najbardziej pokrzywdzonych dzieci. W ponad 190 krajach i terytoriach pracujemy #dlakazdegodziecka, aby budować lepszy świat dla wszystkich. Przed, w trakcie i po kryzysach humanitarnych jesteśmy na miejscu, niosąc ratującą życie pomoc i nadzieję dzieciom i ich rodzinom. Realizujemy nie tylko działania pomocowe, ale także edukacyjne. Wierzymy, że edukacja to jedna z najbardziej skutecznych form zmieniania świata. W Polsce wspieramy wdrażanie Konwencji o prawach dziecka, monitorując jej realizację oraz przygotowując rekomendacje systemowych zmian. Prowadzimy działania edukacyjne i rzecznicze, współpracując z administracją publiczną, samorządami, szkołami i organizacjami pozarządowymi. Szczególną uwagę poświęcamy wzmocnieniu głosu dzieci i młodzieży oraz tworzeniu przestrzeni do ich aktywnego udziału w życiu społecznym. Kariera w UNICEF Polska to nie tylko praca – to misja, dzięki której dołączysz do globalnej społeczności dążącej do poprawy warunków życia dzieci na całym świecie.

Do naszego biura poszukujemy Asystentki/Asystenta ds. administracji. (umowa zlecenie)

Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za obsługę recepcji oraz pomoc w zarządzaniu pracą biura w wymiarze ok. 20h tygodniowo. (z możliwością zwiększenia ilości godzin w razie potrzeby)

• codzienne wsparcie pracowników i zarządu,
• obsługa recepcji (w tym koordynowanie kalendarzy sal konferencyjnych),
• zarządzanie korespondencją mailową (skrzynka mailowa komitetu UNICEF) oraz telefoniczną (odbieranie i przekierowanie połączeń),
• dbanie o prawidłowy obieg informacji i dokumentów w firmie; kierowanie interesantów do odpowiednich osób,
• administracja dostępem do przestrzeni biurowej, sprzętem audiowizualnym, ewidencja czytników,  
• obsługa gości i współpraca z recepcją/ochroną budynku,
• wszelki kontakt z administracją budynku (w tym zgłaszanie usterek i kontakt z technikami odnośnie napraw i remontów),
• obsługa paczek kurierskich i poczty - ewidencja i dystrybucja korespondencji,
• zakupy artykułów biurowych (artykuły papiernicze i spożywcze),
• opisywanie faktur związanych z zakupami do biura i usługami dla pracowników, 
• ewidencja i raportowanie kosztów - współpraca z księgowością,
• wsparcie przy onboardingu nowych pracowników,
• współorganizacja eventów (spotkania, poczęstunki).

Oczekiwania

• wielozadaniowość, umiejętność rozwiązywania problemów, dostosowywanie się do dynamiki miejsca pracy,
• otwartość na ludzi i szacunek również w sytuacji konfliktowej. 

Mile widziana:

• umiejętność obsługi urządzeń audiowizualnych.

Dyspozycyjność:

• praca stacjonarna w wymiarze min 20h w tygodniu* (godziny do uzgodnienia & w razie potrzeby/nieobecności osoby zastępowanej – tymczasowe zwiększenie ilości godzin pracy).

• umowę zlecenie (min 20h tygodniowo),
• stawkę 32-35 zł brutto/h,
• możliwość zdobycia doświadczenia w międzynarodowej organizacji humanitarnej,
• pracę w przyjaznym biurze na warszawskim Żoliborzu.